1. Améliorer l'accueil des visiteurs

Réorganisez le lieu d'accueil, première image des entreprises
Même si le hall n'est pas immense, essayez de créer une ambiance détendue : musique douce, mobilier confortable, couleurs non agressives.
Ajoutez-y quelques services : distributeur de boissons, journaux, fontaine d'eau...
Un présentoir ou une table basse avec la documentation de votre entreprise sera la bienvenue.
Si l'accueil est aussi votre bureau, soyez particulièrement attentive à votre rangement : portes de placards fermées, bureau en ordre, classement harmonieux...
Il va de soi que la propreté est de rigueur, n'hésitez pas à rappeler à l'ordre l'entreprise de ménage en cas de laisser-aller.

Ajoutez des panneaux de signalisations
Ces indications faciliteront l'orientation des visiteurs dans les services de l'entreprise : noms sur les portes de bureaux, salles de réunions, panneaux aux différents étages, accès aux sanitaires ...
Ces panneaux devront être réalisés selon une présentation homogène, lisible et professionnelle (évitez les feuilles scotchées aux portes !).

Portez une attention particulière aux nouveaux visiteurs et aux partenaires importants
Proposez-leur un café et accompagnez-les jusqu'à leur interlocuteur.
Inutile de le préciser, le sourire est de rigueur, que ce soit à l'attention du coursier ou de votre meilleur client ...

2. Soignez l'accueil téléphonique

Déccrochez rapidement : 3 sonneries maximum.

N'oubliez pas qu'un sourire s'entend, la nervosité aussi et l'agacement encore plus !

Placez-vous en situation d'écoute : évitez de faire autre chose en même temps, votre correspondant s'apercevra que vous n'êtes pas vraiment avec lui.

Soyez professionnelle et reformulez les attentes de votre interlocuteur.

Notez en même temps et précisément sur un bloc de message téléphonique les éléments à retenir et à transmettre.

Assurez-vous que vos messages soient effectivement traités par leurs destinataires absents. Au besoin, assortissez-les d'un mail.

3. Embellissez les documents qui sortent de l'entreprise

Charte graphique homogène : Si ça n'a pas encore été fait, c'est le moment d'en proposer 2 ou 3 modèles à votre patron et ce pour chaque type de document (courrier, dossiers clients, faxs, mails,...), de les faire valider et surtout de les faire appliquer ensuite par tout le monde.

Plaquette et documentations d'entreprise à jour et à remettre peut-être au goût du jour:
Pensez à l'harmonie générale de vos visuels. Allez à l'essentiel. Ne multipliez pas les couleurs et choississez les avec soin suivant l'image que souhaite véhiculer l'entreprise (les couleurs ont des significations particulières, cliquez ici pour plus d'informations).
Relisez encore et toujours les maquettes, même les agences de pub peuvent laisser passer des erreurs !
A moindre coût, vous pouvez contacter un imprimeur qui vous proposera différentes prestations à partir de vos créations sous Word, PowerPoint ou Photoshop. Il va sans dire qu'il vous faut plusieurs devis afin de négocier les prix.

4. Diffusez une image tournée vers l'avenir

Diaporama : sélectionnez ou reprenez des photos de votre entreprise, realisez un diaporama sur PowerPoint et passez-le en boucle dans la salle d'attente ou lors d'un salon professionnel.

E-card, site Internet : sans surcharger vos interlocuteurs, informez les régulièrement des nouveautés concernant votre entreprise, de nouveaux services sur votre site, etc...

Mini-CD : réalisez vos catalogues ou présentations sur mini-CD (support interactif et coût réduit)
Blogs d'entreprise :ces nouveaux vecteurs interactifs peuvent avoir différents objectifs et s'adresser à différents publics (clients, prospects, fournisseurs, concurrence, partenaires, spécialistes ou experts).