1. Se fixer des objectifs et lister les priorités
Identifiez le travail, estimez le temps et la compétence nécessaires à l'acomplissement d'une tâche. Chaque lundi pour la semaine, chaque matin pour la journée, consacrez quelques minutes à planifier la somme des tâches en les classant dans un ordre logique par rapport à l'urgence. Fixez-vous des priorités pour avancer.

2. Evitez la dispersion
Regrouper les tâches de même nature : envoyer plusieurs mails, préparer ou classer plusieurs factures, passer une série d'appels téléphoniques, vous feront gagner de précieuses minutes.

3. Ne vous laissez pas déborder
Le classement - que personne n'aime faire, nous sommes bien d'accord - exige pourtant un traitement quotidien. Faites de la place sur votre bureau. Un monceau de papiers contribue à nourrir votre impression de désorganisation et de surchage.

4. Téléphonez efficacement
Décrochez rapidement et prenez un ton engageant tout en vous concentrant sur une écoute active. Au besoin, aidez votre interlocuteur à en arriver au fait en canalisant la conversation. Concluez en rappelant votre nom et n° de téléphone si besoin et vérifiez que vous avez bien ses coordonnées.

5. Prenez des notes
Privilégiez un carnet unique de format A4 pour tout noter plutôt que les post-it et autres bouts de papier. Notez sur votre agenda , à la date où ils sont attendus, les appels téléphoniques, les réponses par courrier ou e-mail à faire, pour toujours contrôler la situation.

6. Estimez l'impondérable
Prévoyez toujours une marge de sécurité, cela vous permettra d'accomplir votre tâche dans le calme et de ne pas vous laisser déborder.

7. Evitez les chronophages
Certaines personnes ont le chic pour vous accaparer, vous interrompre sans cesse ou vous coincer à la machine à café pour vous raconter en détail les derniers potins. Evitez au maximum ces mangeurs de temps et d'énergie ! Restez courtois mais soyez ferme et apprenez à vous faire respecter.

8. Optimisez l'utilsation de votre ordinateur

  • Personnalisez votre bureau : agencez les icônes de votre bureau, placez des raccourcis pour les dossiers en cours ou que vous ouvrez constamment, pour vos pages Web indispensables.
  • Personnalisez la barre des tâches : clic droit sur une zone vide de la barre des tâches et cochez les barres d'outils que vous voulez ajouter (la barre Web est très pratique, elle vous évite d'avoir à fermer votre document pour accéder à Internet).
  • Créez votre propre barre d'outils : outre la sélection de vos outils préférés dans chaque barre d'outils, vous pouvez aussi la personnaliser en y ajoutant des liens vers vos fichiers ou carrément en créer une rien qu'à vous.

9. Utilisez les styles

Enregistrer les styles utilisés suivant la charte graphique de votre entreprise et gagnez ainsi un temps précieux.

10. Utilisez les modèles

Outre les modèles prédéfinis dans Word, créez vos propres modèles pour automatiser la présentation de vos documents récurrents. A noter également que l'utilisation des mêmes modèles élargie par l'ensemble du personnel permet de gérer l'image des documents qui sortent de l'entreprise sans que chacun y aille de sa petite touche personnelle.